Nota in verband met de verwerking van persoonsgegevens

Betreft : Formulier werknemersgegevens

Overeenkomstig de wet- en regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, moeten persoonsgegevens op een rechtmatige, eerlijke en transparante wijze worden verwerkt (GDPR – General Data Protection Regulation).

Deze nota is bedoeld om de betrokken persoon de inlichtingen, mededelingen en modaliteiten voor de uitoefening van zijn/haar rechten te verstrekken.

Overeenkomstig de artikelen 12 en 13 van de GDPR geeft de verwerkings-verantwoordelijke de volgende informatie:

Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking is het moederbedrijf SPACEBEL S.A. met maatschappelijke zetel in 4031 Angleur (Liège, België), rue des Chasseurs Ardennais 6, ingeschreven in de KBO (Kruispuntbank voor Ondernemingen) onder het nummer 0435.536.532.

Doel en rechtsbasis van de huidige verwerking

De verwerking heeft de volgende doeleinden:

Human Resources management en interne organisatie, met inbegrip van salarisverwerking, loonbeleid, reorganisatie van het personeel, evaluatie of vaststelling van een inbreuk, respect voor het welzijn op het werk en veiligheid van de werknemers;

De rechtsgrondslag van de verwerking is gebaseerd op:

artikel 6, c) van de GDPR – noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

De verwerking is noodzakelijk voor de naleving van de wettelijke verplichtingen met betrekking tot de arbeidsovereenkomsten, in het bijzonder de verplichtingen voorzien door de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, evenals onder het K.B. van 25 april 2007, verschenen in het Belgisch Staatsblad van 10 mei 2007 betreffende de verplichtingen inzake preventie.

Artikel 6, b) van de GDPR – noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst die tussen SPACEBEL en de werknemer is afgesloten.

Artikel 6, f) van de GDPR – noodzakelijk voor de legitieme belangen die de verwerkingsverantwoordelijke nastreeft.

De rechtmatige belangen van de verwerkingsverantwoordelijke bestaan erin de identiteit en de functie van de werknemers te kennen met het oog op interne organisatie: het bijhouden van telefoonlijsten, agenda’s, visitekaartjes, het organogram, de registratie en follow-up van opleidingen en vaardigheden, gerichte interne informatieverzoeken, de algemene boodschap ter verwelkoming en voorstelling van nieuwkomers, ...

Ontvanger van de persoonsgegevens

De ontvanger van de verwerkte gegevens is het SPACEBEL-personeel dat aan de Personeelsafdeling van SPACEBEL (Administratie & Human Resources) is verbonden.

Bepaalde verwerkte gegevens zullen intern binnen de SPACEBEL-groep (met inbegrip van SPACEBEL Toulouse) worden verspreid.

De verwerkte gegevens kunnen ook naar de volgende ontvangers worden doorgestuurd:

dienstverleners op het vlak van boekhouding, personeel en belastingen,
de leden van de werknemersvertegenwoordigende instanties die binnen SPACEBEL zouden worden opgericht, de bedrijfsgeneeskundige diensten, de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, de vertrouwenspersoon, de interne preventieadviseur,
overheidsdiensten en openbare instellingen zoals de RSZ, het Toezicht op de Sociale Wetten, de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, de FOD Financiën,
verzekeringsmaatschappijen die gespecialiseerd zijn in arbeidsongevallen en andere verzekeringsmaatschappijen (bijv. groepsverzekering, hospitalisatieverzekering),
leasing- en telecommunicatiebedrijven,
het kinderbijslagfonds,
het paritair comité waartoe SPACEBEL behoort,
de veiligheidsdiensten van de vestiging,
elke andere organisatie, dienst of administratie waarvan de tussenkomst noodzakelijk of nuttig is voor de naleving van de wettelijke en contractuele verplichtingen van SPACEBEL ten aanzien van haar personeel.

Vereiste informatie voor het waarborgen van een eerlijke en transparante verwerking

De gegevens worden bewaard gedurende de bewaartermijn die wettelijk aan de werkgever is opgelegd in het kader van de verordening inzake sociale documenten, uiterlijk binnen 5 jaar na de datum van vertrek van de werknemer.
Elke persoon van wie de persoonsgegevens zijn verwerkt, heeft het recht om aan de verwerkingsverantwoordelijke toegang tot, rechtzetting of verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens te vragen, de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens te laten beperken, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, evenals het recht op de overdracht van zijn/haar gegevens.
Elke persoon van wie de persoonsgegevens zijn verwerkt, heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
De eis tot het verstrekken van persoonsgegevens is in principe geen voorwaarde tot het afsluiten van een overeenkomst. Het niet verstrekken van deze gegevens zal het voor SPACEBEL onmogelijk maken om te voldoen aan de verplichtingen van de arbeidsovereenkomst en zal leiden tot organisatorische moeilijkheden voor aspecten die verband houden met de legitieme belangen uiteengezet in punt 2.
Als u vragen hebt i.v.m. de huidige verwerking, gelieve contact op te nemen met SPACEBEL via e-mail: gdpr@spacebel.be.